Pendahuluan Paket Bahan Pelatihan bagi Instruktur dari ICA/SAE

Pelatihan dalam bidang manajemen arsip dinamis dan statis

Tidak mudah bagi para instruktur dan para pendidik dalam bidang manajemen arsip dinamis dan statis untuk menemukan cara-cara pembelajaran formal yang memerlukan keterampilan dan keahlian untuk mengajar. Para pendidik, dan khususnya para instruktur, sering hanya mengajar sebagai bagian dari beban kerja yang berat sebagai seorang praktisi. Sementara sering kali, mereka ahli di bidangnya atau spesialisasinya yang memberikan banyak keahliannya kepada para anggota profesi lainnya dan mendukung staf para-profesi: hal ini tidak menjamin pelatihan yang efektif untuk orang-orang tersebut yang mengharapkan belajar dari mereka. Sebagai seorang ahli sudah sepantasnya mereka harus mengajar para generasi praktisi mendatang dan meskipun beberapa diantaranya berbakat mengajar, selalu ada sesuatu untuk mempelajari dalam rangka meningkatkan mutu penyampaian pelatihan. Selain itu, sebagian besar pelatihan di dunia yang sangat mahal untuk menyampaikan dan memberikan pembelajaran, dimana beberapa orang menghadiri pelatihan formal dan kemudian memberikan feedback kepada para kolega dan institusi-institusi mereka, merupakan suatu pilihan yang efektif dan lebih murah.

Paket pelatihan ini ditujukan untuk setiap orang yang menginginkan beberapa pedoman atau petunjuk dalam perencanaan, pengorganisasian, dan penyampaian pelatihan yang efektif baik untuk profesi maupun staf pendukung apapun pekerjaan atau lingkungan pembelajaran mereka. Kumpulan paket ini memberikan berbagai teknik untuk menyampaikan pelatihan serta juga meliputi tugas-tugas praktek administratif yang penting untuk menyukseskan kursus-kursus pelatihan dan yang mendukung isi pelatihan.

Section on Archival Education and Training ICA

Penyiapan kebutuhan pelatihan

Hal-hal penting untuk menyukseskan suatu penyelenggaraan pelatihan adalah bahwa pelatihan yang ditawarkan tersebut memang benar-benar dibutuhkan. Semuanya terlalu mudah menganggap bahwa suatu pelatihan diperlukan hanya karena anda ingin mengorganisasikan suatu penyelenggaraan pelatihan tertentu. Pertama-tama anda harus menanyakan kepada calon peserta. Apabila pelatihan menjadi pengalaman yang bermanfaat, maka pelatihan tersebut harus memenuhi suatu kebutuhan yang pasti tentang bagian dari pelaksana organisasi dan/atau calon pesertanya. Namun, harus dicatat bahwa dapat merupakan suatu perbedaan yang penting antara apa yang dipikirkan perlu oleh kelompok/instansi dan apa yang benar-benar diperlukan baik dalam tingkatan maupun karakter dari pelatihan. Juga harus jelas bahwa pelatihan merupakan respon yang tepat untuk apa yang diperlukan. Jika tidak, anda bukan hanya akan berhadapan dengan suatu kelompok yang tidak tertarik dalam pelatihan itu tetapi juga tidak ada pesertanya sama sekali.

Sebelum memulai perencanaan pelatihan ini, anda mencari tahu pelatihan apa yang diperlukan dan apa saja yang ingin dicakup. Apabila pelatihan merupakan penugasan organisasi, maka anda perlu mendiskusikannya dengan pelaksana organisasi untuk membuat fokus dan konten pelatihan yang akan memenuhi ketentuan. Apabila anda merencanakan penyelenggaraan pelatihan sendiri, maka anda perlu menanyakan kepada para kolega dan para calon pesertanya tentang apa yang mereka inginkan. Tergantung dari jenis pelatihan yang anda pertimbangkan, konsultasinya dapat beragam dari penelitian pasar yang mendalam termasuk wawancara-wawancara dan pertanyaan-pertanyaan hingga komunikasi informal pada pertemuan-pertemuan profesi. Sebelumnya mungkin sesuai untuk suatu program pelatihan utama seperti suatu kursus pembelajaran jarak jauh. Kadang-kadang anda hanya dapat menilai kebutuhan pelatihan tersebut dengan membuat program penyelenggaraan, mengiklankannya, dan melihat respon apa yang anda terima.

Ini penting untuk mengingat bahwa pelatihan tidak hanya untuk orang-orang yang tidak memiliki pengalaman atau keahlian dalam bidang pelatihan. Pelatihan juga dapat ditujukan untuk para praktisi yang perlu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka, misalnya pada saat standar-standar atau peraturan-peraturan baru sudah diperkenalkan.

Daftar pertanyaan untuk membantu dalam menilai dan merencanakan pelatihan

• Apakah pelatihan dibutuhkan?
• Dalam bidang subyek apa pelatihan diperlukan?
• Apa yang diinginkan oleh pemimpin organisasi?
• Apa yang diinginkan oleh calon peserta pelatihan?
• Jenis penyelenggaraan apa yang akan benar-benar memenuhi kebutuhan tersebut?
• Metode penyampaian apa yang paling sesuai untuk penyelenggaraan tersebut?
• Berapa lama waktu pelatihan akan diselenggarakan?
• Berapa lama waktu yang diperlukan untuk mengorganisasikannya?
• Fasilitas-fasilitas dan materi-materi apa yang diperlukan oleh instruktur?

Logistik

Untuk membuat kursus pelatihan yang berhasil, anda perlu suatu kombinasi dari keterampilan dan keahlian. Perencanaan logistik yang baik merupakan salah satu aspek yang paling penting dari penyampaian pelatihan. Apabila para peserta tidak nyaman secara fisik dan tidak tenang secara psikologis, maka mereka tidak akan mengambil manfaat sepenuhnya dari konten pelatihan tersebut. Langkah pertama dalam perencanaan logistik untuk pelatihan adalah membuat suatu jadwal pelatihan. Merancang apa yang dilakukan dengan alokasi waktu dan penunjukkan tanggung jawab untuk setiap tugas. Ingat bahwa akan selalu ada kejadian pada saat anda memiliki sedikit atau tidak ada kontrol mengenai beberapa atau seluruh logistik tersebut, dalam hal ini yang paling baik adalah fleksibel dan bekerja sama dengan para peserta untuk membuat situasi yang terbaik.

Contoh daftar logistik

• Merancang waktu untuk pelatihan
• Spesifikasi perlengkapan yang diperlukan
• Identifikasi tempat yang sesuai
• Memesan tempat
• Mengundang para pembicara, termasuk tenggat waktu untuk handout, ringkasan, dsb.
• Mengkonfirmasikan para pembicara
• Menyusun program
• Mengiklankan
• Registrasi para peserta
• Konfirmasi untuk para peserta
• Ketentuan-ketentuan dan pemesanan-pemesanan konsumsi
• Pengkopian handout dan materi pelatihan
• Membuat formulir evaluasi
• Membuat sertifikat

Tempat dan ruang kelas

Salah satu faktor yang paling penting untuk keberhasilan pelatihan adalah tempat atau ruang penyelenggaraan pelatihan. Ini sangat penting untuk memilih tempat pelatihan yang baik dan, khususnya apabila anda tidak memiliki banyak pilihan, mendapatkan ruang di luar tempat anda bekerja. Apabila tidak mungkin sebelumnya memeriksa sendiri tempat itu, maka disarankan untuk dapat ke tempat tersebut sebelum pelatihan untuk mengatasi masalah-masalah.

Tidak perlu takut untuk mengatur kembali furnitur tempat pelatihan, membuka atau menutup jendela-jendela dan pintu-pintu untuk memberikan kenyamanan kepada para peserta. Apabila para peserta merasa udara terlalu panas atau terlalu dingin, dapat mendengar suara bising di luar, dan duduk di kursi yang keras atau yang terlalu lembut, maka konsentrasi mereka dapat terganggu.

Faktor-faktor yang mempengaruhi kenyamanan para peserta

• Penerangan — alami atau artifisial (buatan)
• Udara segar
• Tingkat kebisingan di luar
• Akustik dalam ruang pelatihan
• Temperatur

Peralatan pelatihan

Pada saat merencanakan pelatihan, anda perlu mengetahui bahwa anda dan para pembicara tamu memiliki peralatan yang diperlukan untuk mendukung presentasi-presentasi. Memeriksa tempat tersebut sebelum memesannya dan mencatat ketentuan-ketentuan peralatan anda.

Bahkan ketika anda sudah merencanakan dengan baik dan tempat tersebut dapat diandalkan, peralatan dapat saja tidak sesuai dan membuat anda kecewa. Sebaiknya di awal hari pelatihan, anda harus membuat file-file anda sesuai dengan perangkat keras dan perangkat lunak di tempat tersebut. Peralatan komputer mudah mengalami gangguan, sehingga anda perlu memeriksanya sendiri sejak awal pelatihan bahwa peralatan tersebut berfungsi. Sebuah ide yang baik untuk memiliki seorang teknisi yang dapat membantu mengatasi masalah-masalah teknis. Apabila anda memiliki handout, maka anda dapat menggunakannya sebagai pengganti dari OHP. Apabila peralatan proyektor data tersebut tidak berfungsi, maka back-up overhead dapat menjadi vital. Apabila anda merencanakan sebuah presentasi video, maka anda mungkin perlu membicarakan melalui program tersebut dan menjelaskan cara pembelajarannya.

Daftar peralatan

• Overhead projector dan slide asetat
  Alat ini merupakan mesin yang paling umum untuk mendukung sarana bantu visual untuk perkuliahan dan presentasi. Sarana ini menggunakan kaca, lampu, dan kaca pembesar untuk memproyeksikan sebuah citra pada layar atau tembok. Slide yang digunakan untuk membawa citra adalah asetat yang jelas dan dapat ditulis tangan atau digambar, dicetak dari sebuah komputer, atau dikopi. Kerugian dari overhead slides adalah bahwa alat ini mahal untuk membuatnya dan tidak dapat direvisi tanpa membuat sebuah slide yang baru. Slide dapat lebih orisinal dan secara visual menarik daripada presentasi PowerPoint. Overhead projector lebih handal dan umum daripada komputer di negara-negara yang sedang berkembang serta organisasi-organisasi dengan sumber daya yang terbatas.
• Flipchart
  Flipchart sama dengan papan tulis karena presenter dapat menulis di atasnya secara spontan untuk mendukung presentasinya. Alat ini dapat juga digunakan untuk materi yang sudah dipersiapkan sebelumnya. Ini bermanfaat untuk memberikan lembaran-lembaran dari kertas flipchart kepada setiap kelompok untuk sesi feedback mereka. Seperti pada papan tulis, anda perlu menyediakan pena khusus flipchart (yang berbeda dengan pena yang digunakan untuk menulis pada papan tulis putih).
• Papan tulis putih
  Alat ini sama dengan papan tulis hitam yang modern, yang memiliki permukaan licin yang halus yang dapat ditulis dan dihapuskan.  Anda perlu menyediakan beberapa pena papan tulis putih yang khusus seperti yang dirancang untuk dapat dihapus secara mudah. Anda juga harus yakin bahwa pena tersebut berfungsi.
• Alat penayangan video
  Ini adalah suatu peralatan yang bertindak seperti sebuah overhead projector namun dapat memproyeksikan citra apapun yang ditempatkan dalam gambarnya. Hal ini dimungkinkan untuk menggunakan asetat konvensional, namun anda dapat menggunakan kertas print-out komputer, ilustrasi majalah, obyek dsb. Ini merupakan pilihan yang sangat fleksibel untuk mendukung presentasi tetapi berat untuk memperolehnya. Alat ini sangat mahal (lebih dari $ 1,000) dan memerlukan peralatan komputer tambahan termasuk sebuah proyektor data untuk bekerja.
• Proyektor data dan komputer dipasang untuk PowerPoint atau perangkat lunak presentasi lainnya
  PowerPoint adalah salah satu program komputer Microsoft yang dapat mengorganisasikan teks dalam poin-poin dan ilustrasi-ilustrasi yang singkat untuk mendukung presentasi anda. Keuntungan dari alat ini adalah mudah dan murah untuk merevisi dibandingkan dengan overhead slides namun, apabila tidak digunakan dengan baik, alat ini dapat membosankan secara visual.
• Layar proyeksi
  Ini merupakan sebuah peralatan yang penting untuk semua mesin sarana bantu visual yang telah disebutkan di atas. Layar ini dapat dipasang pada dinding seperti tirai gulungan atau dapat berdiri sendiri. Meskipun dimungkinkan untuk menggunakan dinding putih yang datar untuk proyeksi, namun sebuah layar akan menampilkan sebuah citra yang datar dan jelas.
• Alat pemutar kaset video
  Ada beberapa cara memutar video dalam sebuah ruang kelas. Pertama adalah dengan sebuah televisi yang besar dan sebuah alat pemutar video yang konvensional. Alat ini biasanya memerlukan beberapa pengaturan kembali dari ruang kelas agar semua peserta dapat melihat dengan baik. Cara lainnya untuk memutar sebuah video adalah dengan peralatan komputer melalui sebuah proyektor data.
• Alat pemutar DVD
  Seperti sebuah pemutar video namun menggunakan teknologi digital (Digital Versatile Disks) untuk merekam dan memutar film dsb.
• Hubungan Internet
  Apabila anda akan melakukan presentasi termasuk memperlihatkan Website, maka diperlukan hubungan Internet (biasanya melalui sebuah telepon).

Waktu Istirahat dan Konsumsi

Pengaturan waktu istirahat dan penyediaan konsumsi serta fasilitas-fasilitas lainnya penting untuk keberhasilan pelatihan. Meskipun dimungkinkan untuk menyediakan makan siang dalam ruang pelatihan, tetapi sebaiknya makan siang dilakukan di ruang yang berbeda — khususnya karena penyediakan makanan dan peralatannya dapat mengganggu dan apabila tidak segera dibersihkan, maka dapat menimbulkan bau yang tidak menyenangkan di dalam ruang pelatihan.

Pilihan makanan dapat juga menjadi sangat penting untuk pengalaman peserta. Anda perlu menilai dalam beberapa cara (mungkin dengan sebuah kotak pilihan pada formulir aplikasi) apakah ada kebutuhan pengaturan makanan secara khusus. Anda mungkin ingin memilih beberapa makanan vegetarian seperti hal yang biasa namun apabila anda memiliki peserta yang memerlukan makanan halal, vegan, atau bebas zat perekat, maka anda akan memenuhinya juga. Ada beberapa pilihan penting lainya tentang konsumsi.

Anda perlu menentukan kamar mandi laki-laki dan perempuan serta memberitahukan kepada kelas di awal kursus. Sama halnya, anda harus memberitahukan kepada mereka dimana mereka dapat merokok pada waktu istirahat. Juga baik untuk menjelaskan kepada kelas dimana jalan darurat untuk menghindari bahaya kebakaran serta memberikan pelatihan keadaan darurat seperti kebakaran termasuk tempat berkumpul.

Tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran

Pendahuluan

Tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran memberikan suatu petunjuk yang jelas tentang maksud dan tujuan pelatihan tersebut. Para instruktur menggunakannya untuk memusatkan pelatihan dan menilai kinerja serta keberhasilan para peserta. Para peserta dapat menggunakannya untuk mengevaluasi pelatihan tersebut dari perspektif mereka sendiri.

Tujuan adalah pernyataan keseluruhan tentang apa yang anda harapkan untuk dicapai dari penyelenggaraan pelatihan tersebut. Sebagai contoh:

“Tujuan dari pelatihan ini adalah untuk memberikan suatu pendahuluan manajemen arsip dinamis dan statis, serta preservasi."

Sasaran adalah pernyataan yang lebih khusus tentang apa yang akan anda berikan kepada para peserta, sebagai contoh:

“Untuk memberikan metode terbaru dari pembuatan daftar dan penyediaan akses terhadap arsip.”

Hasil pembelajaran adalah serangkaian pernyataan yang mengemukakan apa yang harus dapat dilakukan atau dipahami oleh para peserta di akhir penyelenggaraan pelatihan. Sebagai contoh:

“Pada akhir kursus ini anda akan dapat menggunakan Standar Internasional tentang Deskripsi Arsip Statis untuk membuat deskripsi materi arsip statis."

Kami membuat dan menggunakan tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran ini sehingga para peserta didik memahami tentang tujuan dari pelatihan dan apa yang akan dipelajari di akhir pelatihan tersebut. Ketiganya (tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran) juga dapat digunakan oleh para peserta didik untuk memberikan evaluasi pelatihan. Respon terhadap pertanyaan-pertanyaan yang mengukur tingkatan dari pencapaian tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran dapat memberikan informasi yang bermanfaat tentang keberhasilan pelatihan tersebut.

Penulisan tujuan dan sasaran cukup jelas. Pergunakan bahasa yang jelas serta upayakan untuk tidak membuat terlalu banyak tujuan dan sasaran. Hasil pembelajaran memerlukan lebih banyak penjelasan yang rinci. Hasil pembelajaran juga perlu lebih cermat disusun agar hasil tersebut dapat dicapai sesuai dengan konteks pelatihan yang anda buat.

Penulisan hasil pembelajaran

Penulisan hasil pembelajaran yang baik mungkin sulit. Lebih baik untuk memulai dengan suatu pernyataan yang secara langsung diberikan kepada peserta, seperti:

“Ketika anda sudah menyelesaikan kursus ini anda harus dapat:"

Petunjuk untuk menulis hasil pembelajaran

Hasil pembelajaran harus:

• Jelas dan tepat
• Berkisar sekitar peserta didik
• Menjelaskan suatu hasil yang dapat diamati atau diukur
• realistis dan dapat dicapai

Menggunakan kata-kata yang mendeskripsikan aktivitas-aktivitas yang dapat diamati seperti:

• Menyatakan
• Mendeskripsi
• Menjelaskan
• Mengindentifikasi
• Menganalisis
• Membandingkan
• Menunjukkan
• Merencanakan
• Membuat
• Menggunakan

Menghindari kata seperti:

• Menghargai
• Mengetahui
• Menyadari

Suatu contoh dari tujuan, sasaran, dan hasil pembelajaran

Ini adalah suatu contoh dari serangkaian tujuan, sasaran, dan hasil untuk beberapa pelatihan dalam memberikan referensi dan layanan pengguna (juga dikenal sebagai akses terhadap arsip).

Ketentuan referensi dan layanan pengguna

Tujuan

Untuk memberikan suatu kerangka untuk membuat serta memberikan referensi dan layanan pengguna dalam berbagai lingkungan pengelolaan arsip.

Sasaran

• Untuk mendiskusikan masalah-masalah profesi yang berkaitan dengan ketentuan-ketentuan referensi dan layanan pengguna
• Untuk menguji sektor-sektor yang berbeda dari para pengguna serta kebutuhan-kebutuhan mereka yang berbeda pula
• Untuk memeriksa berbagai layanan yang diberikan
• Untuk membuat perangkat dari referensi dan layanan pengguna yang efektif di tempat bekerja
• Untuk mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan untuk membuat layanan pengguna dan memberikan kesadaran

Hasil pembelajaran

Dengan menyelesaikan kursus ini anda akan dapat:

1. Menjelaskan masalah-masalah profesi yang berkaitan dengan ketentuan-ketentuan referensi dan layanan pengguna
2. Mendeskripsikan dan mengevaluasi kebijakan internal tentang ketentuan-ketentuan referensi dan layanan pengguna
3. Membedakan antara jenis para pengguna yang berbeda
4. Mengidentifikasi kebutuhan layanan dari jenis para pengguna yang berbeda
5. Mengidentifikasi referensi dan layanan pengguna yang sesuai untuk tempat bekerja anda
6. Menunjukkan respon yang efektif untuk berbagai pertanyaan penelitian
7. Menjelaskan prosedur untuk memberikan akses yang aman terhadap arsip dinamis dan statis
8. Mendeskripsikan perlengkapan yang penting dari sebuah ruang pencarian
9. Menjelaskan fungsi dari petugas ruang pencarian
10. Mendeskripsikan sarana bantu pencarian arsip di ruang pencarian
11. Menunjukkan penggunaan yang efektif dari sarana bantu pencarian arsip
12. Menjelaskan masalah-masalah yang berkaitan dengan penyediaan kopi dokumen
13. Mendeskripsikan prosedur untuk penyediaan kopi pengganti dan layanan reprografi

Rancangan isi

Penganggaran dan sumber daya

Baik anda akan melaksanakan program pelatihan sebagai suatu perusahaan komersial atau sebagai bagian dari suatu program edukasi atau proyek dana bantuan, tetap penting untuk mengatur anggaran secara cermat. Pelatihan tidak memerlukan anggaran yang besar namun ada beberapa biaya pokok yang berhubungan dengan ketentuan-ketentuan pelatihan dan pelatihan tidak dapat disampaikan tanpa sumber daya tertentu apapun baik dari pelatihan yang komersial maupun yang tidak menarik keuntungan.

Daftar pengeluaran pokok yang berhubungan dengan pelatihan diberikan di bawah ini:

• Penyewaan tempat
• Penyewaan peralatan (misalnya flip chart yang berdiri dengan menggunakan pena dan kertas, overhead projector, layar proyeksi, peralatan audio visual, peralatan komputer)
• Alat tulis kantor dan perangko (korespondensi dengan peserta pelatihan, periklanan, dsb)
• Biaya pengeluaran para pembicara
• Honor para pembicara
• Periklanan
• Konsumsi (makanan kecil dan makan siang)
• Handout/buku pegangan

Pengeluaran tambahan termasuk:

• OHP slides (memakan biaya yang sangat mahal)
• Floppy disks atau media digital
• Pengeluaran perjalanan anda sendiri untuk administrasi, misalnya untuk mengumpulkan handout dari pencetak
• Kertas untuk mencetak handout
• Sampul file, pena dsb untuk digunakan dalam ruang pelatihan
• Honor penterjemah

Beberapa pengeluaran anda akan terbatas, yaitu, biaya penyewaan tempat dan peralatan akan sama berapapun ukuran kelasnya. Tabel di bawah ini memberikan contoh biaya yang terbatas secara keseluruhan untuk pelatihan.

Pengeluaran lainnya, seperti konsumsi, akan tergantung dari jumlah peserta pelatihan. Tabel berikut ini memberikan suatu contoh biaya dari sejumlah peserta pelatihan:

Anda perlu menggunakan dua perkiraan biaya untuk membuat anggaran keseluruhan. Apabila organisasi anda menawarkan pelatihan gratis, maka anda perlu mengetahui anggarannya, atau memasukkan ke dalam suatu proposal anggaran. Dalam contoh yang diberikan, apabila anda menawarkan pelatihan untuk 20 peserta pelatihan dalam satu kelas, anggaran keseluruhan £731 akan dirinci seperti ini:

Apabila anda melaksanakan pelatihan pada suatu jalur bisnis, anda perlu menentukan apakah keuntungan yang anda dapatkan sesuai dengan persiapan waktu anda dan waktu yang dipergunakan untuk pelatihan itu sendiri. Anda perlu menentukan kebutuhan anda untuk menetapkan biaya setiap peserta dan jumlah minimal peserta agar mencapai keuntungan.

Apabila kita mengambil anggaran yang diberikan di atas, kita akan melihat bahwa biaya untuk pemberian Pelatihan Kearsipan untuk 20 peserta adalah £731. Mungkin anda berharap untuk membuat keuntungan sebesar £1500 untuk menutupi pengeluaran waktu anda. Karena itu, anda memerlukan biaya £2231 untuk pelatihan anda — dibagi 20 peserta dan anda perlu menetapkan biaya per peserta sebesar £112. Namun, apabila anda tidak memiliki 20 peserta, maka anda perlu menentukan berapa keuntungan anda dan pada berapa poin anda akan memutuskan untuk membatalkan pelatihan tersebut. Ternyata anda dapat melaksanakan pelatihan apabila anda memiliki 8 orang peserta dan menarik biaya sekitar £100 per orang. Anda mungkin memutuskan puas dengan keuntungan £500 dari 13 peserta pelatihan.

Pembuatan profil para peserta didik

Agar pelatihan menjadi efektif, maka penting untuk mempunyai suatu ide yang jelas tentang siapa yang akan hadir atau mengikuti kursus anda. Apabila memungkinkan, anda akan membuat profil mereka agar sesuai dengan maksud dari kursus tersebut. Seberapa jauh anda mengenal mereka? Apakah ada suatu tipe peserta atau mereka semua sangat berbeda? Hal ini tidak selalu ada pada tingkatan individual: apa yang anda coba lakukan adalah mendapatkan suatu pandangan tentang calon kelompok tersebut sebagai suatu keseluruhan untuk menyelenggarakan pelatihan yang sesuai dengan mereka. Ini akan membantu anda untuk mengelola konten pelatihan dan juga mempersiapkan anda, serta para instruktur anda, untuk memberikan pelatihan tersebut pada tingkatan yang tepat untuk para peserta. Anda mungkin tidak memiliki kontak langsung dengan calon peserta sebelum pelatihan tersebut dan mungkin perlu tergantung pada informasi dari pelaksana organisasi. Dalam setiap hal, seksi ini memberikan daftar pertanyaan pokok.

Pertanyaan-pertanyaan mendasar

Pertanyaan-pertanyaan mendasar berikut ini mungkin perlu dipertimbangkan, namun anda akan memilih pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan jenis kursus yang anda rencanakan.

Berapa banyak peserta yang harus anda miliki?

Realistis dalam hal berapa banyak, atau sedikit, para peserta akan membuat pelatihan menjadi efektif. Apabila anda merencanakan untuk memasukkan sesi interaktif, seperti lokakarya atau pembagian kelompok, maka anda akan membatasi jumlah peserta hingga antara 20 dan 25 orang, jika tidak maka sesi-sesi ini akan menjadi berat dan terlalu memakan waktu. Sebaliknya, terlalu sedikit peserta, biasanya kurang dari delapan orang, dapat menyebabkan suatu lingkungan pelatihan yang tidak memuaskan.

Siapa para peserta tersebut?

Faktor-faktor seperti variasi usia dan campuran jenis kelamin, serta latar belakang budaya, sosial, dan suku dari para peserta mempengaruhi pemberian pelatihan tersebut. Tingkatan keahlian yang sama dari para peserta dan posisi mereka dalam kehidupan serta pekerjaannya akan saling berkaitan. Juga, ada banyak pertimbangan finansial yang mungkin mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengikuti pelatihan tersebut.

Dari mana asal para peserta tersebut?

Hal ini berlaku tidak hanya untuk tempat mereka bekerja, apa jenis organisasi dan posisi mereka di tempat kerjanya, tetapi juga untuk lokasi geografis. Perjalanan yang jauh ke tempat pelatihan mungkin akan melelahkan para peserta di awal pelatihan, juga untuk waktu pelaksanaan pelatihan mungkin perlu memperhitungkan ketentuan-ketentuan jarak tempuh perjalanannya.

Apa pengalaman pelatihan mereka?

Beberapa orang akan memperkenalkan diri mereka, berpartisipasi dalam kerja kelompok dan diskusi kelas. Yang lainnya benar-benar tidak terbiasa dan mereka perlu penjelasan serta keyakinan lagi.

Apa pengalaman mereka tentang topik pelatihan?

Seperti telah disebutkan di atas, pelatihan tidak selalu sekedar pengenalan kepada para peserta mengenai ide-ide dan konsep-konsep yang baru. Pelatihan dapat merupakan pembaharuan pengalaman perorangan atau pemberian dasar-dasar teoretis profesi untuk pekerjaan praktis yang telah lama dilakukan oleh para peserta. Sekali lagi, tingkatan pengalaman para peserta akan mempengaruhi disain dan metode pemberian pelatihan.

Apa motivasi mereka?

Pemilihan

Pengembangan dan penggunaan studi kasus

Pendahuluan

Studi kasus merupakan deskripsi mengenai suatu pengalaman dalam kehidupan nyata, berkaitan dengan bidang yang sedang dikaji atau dilatihkan, yang digunakan untuk menetapkan poin-poin penting, memunculkan masalah atau bahkan meningkatkan pemahaman dan pengalaman belajar dari para peserta. Pelaksanaannya biasanya mengikuti suatu skenario nyata, misalnya suatu masalah manajemen atau teknis, dari awal hingga akhir. Karena studi kasus memberikan contoh-contoh nyata mengenai masalah-masalah dan solusi-solusi, tantangan-tantangan dan strategi-strategi, studi kasus tersebut mendukung bahan-bahan yang lebih bersifat teoritis dan sering kali menjadikan 'pelajaran' tersebut lebih dapat diingat dan dipercayai bagi kelas.

Seperti yang dikemukakan Laura Millar dalam Writing Case Studies: A Manual (bagian dari bahan-bahan Managing Public Sector Records Training Programme yang dipublikasikan tahun 1999 oleh ICA dan IRMT), studi kasus sangat cocok dipergunakan dalam bidang manajemen arsip statis dan dinamis karena begitu banyaknya variasi lingkup program dari manajemen arsip statis dan dinamis dengan berbagai jenis organisasi serta perbedaan secara lokal, nasional dan regional. 

Bagaimana membuat dan menulis studi kasus

Tidak ada aturan yang pasti mengenai pembuatan studi kasus. Pilihan awal terhadap subyek akan tergantung pada kesanggupan untuk menemukan — seorang praktisi akan memiliki suatu pengalaman yang memberikan contoh yang baik mengenai suatu situasi yang mengilustrasikan sesuatu hal yang diinginkan pengajar untuk dipelajari oleh kelas. Studi kasus tentu saja, dalam detailnya dapat bersifat fiktif meskipun masih didasarkan pada pengalaman dan pengetahuan seorang praktisi. Studi-studi kasus yang bersifat fiktif sangat cocok jika contoh yang nyata tidak cukup sempurna atau terdapat beberapa alasan dalam rangka menjaga kerahasiaan organisasi dan individu. Adalah dimungkinkan juga untuk menulis suatu studi kasus tunggal, misalnya mengenai pembuatan suatu rencana proyek, dengan menggabungkan contoh-contoh dokumentasi dan tindakan dari beberapa proyek yang berbeda pada berbagai organisasi.

Studi kasus dapat mencakup beberapa atau keseluruhan hal-hal berikut ini:

• Pengaturan adegan (scene)
  • detail organisasi
  • deskripsi pemeran (pemain)
  • gambaran umum tantangan atau masalah tertentu
  • informasi tambahan yang diperlukan untuk memahami skenario tersebut
• Sumber-sumber yang tersedia
• Identifikasi kompleksitas dan masalah-masalah dalam lingkungan kerja yang mempengaruhi proyek tersebut
• Pertimbangan yang harus diberikan dalam hal bagaimana masalah dipecahkan, meliputi
  • personil / stakeholder
  • tahap perencanaan
  • pilihan-pilihan yang dipertimbangkan
  • implementasi
  • hasil-hasil
• Contoh-contoh dokumentasi, seperti rencana proyek, anggaran, memo, data yang dihimpun
• Analisa proyek dan keberhasilan/kegagalannya

Tergantung pada bagaimana instruktur berniat untuk menggunakan studi kasus, ia boleh atau tidak perlu menyediakan solusi atau jawaban atas masalah-masalah yang diajukan.

Bagaimana studi kasus dapat digunakan untuk pendidikan dan pelatihan

Terdapat dua aspek untuk menggunakan studi kasus di dalam ruang kelas atau ruang pelatihan: bagaimana studi kasus dapat dipresentasikan kepada para peserta dan hasil-hasil pembelajaran apa yang diinginkan untuk para peserta. 

Hasil-hasil pembelajaran

Studi kasus adalah suatu pengantian penempatan peserta dalam suatu posisi  pekerjaan (workplace) jika kursus tidak memungkinkan hal tersebut dilakukan. Oleh karena itu, studi kasus sangat berguna dalam suatu kursus singkat. Studi kasus juga memberikan simulasi-simulasi realistis mengenai beberapa pengalaman kehidupan nyata yang dapat diharapkan para peserta saat mereka berlatih sendiri. Bagi peserta yang menjalankan on-the-job training, studi kasus dapat menawarkan pengalaman-pengalaman, pendekatan-pendekatan dan solusi-solusi yang akan memperluas pengetahuan dan keterampilan peserta yang bersangkutan.

Dengan cara membaca atau mendengarkan studi kasus dan memikirkan mengenai skenario dan solusi-solusi yang dimungkinkan, para peserta akan mengembangkan keterampilan-keterampilan yang mereka perlukan dalam mengejar karier mereka. Keterampilan yang diberikan mencakup:

• mengidentifikasi masalah atau tantangan
• memahami dan menginterpretasi data
• menganalisa informasi
• mengenali asumsi-asumsi dan menarik kesimpulan
• berfikir secara analitis dan kritis
• berlatih mengambil keputusan
• menerima dan mempertahankan keputusan-keputusan
• memahami hubungan-hubungan interpersonal
• mengkomunikasikan ide-ide dan opini-opini

Presentasi dan penggunaan

Terdapat beragam cara untuk menggunakan studi kasus. Bagaimana studi kasus akan digunakan tergantung pada lama kursus tersebut berlangsung, subjek mater dan gaya penyampaian dari instruktur.

Dalam suatu pelatihan singkat, presentasi dari pembuat yang didukung sarana bantu visual, merupakan cara yang sangat baik dalam memberikan contoh-contoh praktis dari teori atau teknik- teknik yang sedang dibahas. Presentasi dapat diikuti dengan tanya-jawab untuk memberikan kelas suatu kesempatan mengklarifikasi dan meningkatkan pemahaman. Ini dapat bersifat bebas atau bersifat lebih terstruktur sedemikian rupa dimana presenter mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang dirancang untuk memfokuskan peserta pada aspek-aspek permasalahan tertentu yang muncul dalam kasus tersebut. Dalam suatu kursus yang lebih lama, dimungkinkan untuk menyuruh kelas membaca sendiri seluruh studi kasus sebelum berpartisipasi dalam diskusi.

Studi kasus dapat menjadi sangat efektif apabila digunakan secara komparasi. Dalam pendekatan ini, studi kasus dapat dipresentasikan ke kelas atau dibaca oleh kelas. Begitu semua telah paham dengan kasus tersebut, studi kasus dapat dilanjutkan dengan melakukan diskusi umum, melakukan diskusi yang difokuskan oleh instruktur, atau pemberian tugas kelompok atau lembar kerja yang telah disiapkan instruktur. Sekali lagi, obyek dari diskusi lanjutan atau tugas kelompok adalah untuk membantu para peserta memahami tantangan-tantangan yang terdapat didalam skenario dan memikirkan berbagai cara pendekatan dan pemecahannya.

Alternatif lain adalah dengan memberikan kelas hanya sebagian dari studi kasus dan meminta anggota kelas memerankan suatu skenario. Sebagai contoh, suatu rapat dimana arsiparis atau manajer arsip harus meyakinkan para stakeholder lain mengenai perlunya suatu tindakan atau provisi pendanaan. Para peserta harus diminta untuk mengungkapkan pandangan (fokus perhatian) individual dan sudut pandang dari beberapa pelaku utama. Variasi terhadap pendekatan ini adalah memberi penjelasan detail kepada kelas dan meminta mereka mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk mendapatkan gambaran yang lengkap.

Studi kasus dapat menjadi dasar pemberian tugas-tugas perorangan atau kelompok. Peserta atau kelompok peserta diberi suatu studi kasus dan diminta untuk menulis suatu analisa dan rekomendasi-rekomendasi yang dianggap sesuai. Jika para peserta membutuhkan bantuan saat akan memulai, analisa SWOT sangat efektif — instruktur dapat memberikan suatu daftar pertanyaan diantara keempat elemen (Strengths/Kekuatan, Weaknesses/Kelemahan, Opportunities/Kesempatan, dan Threats/Ancaman), atau para peserta dapat menggunakan suatu skema sebagai dasar bagi analisanya sendiri.

Dalam kursus-kursus pelatihan yang lebih lama, adalah sangat efektif untuk memerintahkan para peserta membuat studi kasusnya sendiri. Ini memungkinkan para peserta untuk menjalankan proses pembelajaran, mencoba-coba keterampilan-keterampilan yang baru diperoleh, mempelajari lebih mendalam serta mendemonstrasikan apa yang telah dipelajari tersebut. Dari hasil penulisan kasus yang dilakukan sendiri, para peserta dapat:

• menunjukkan bahwa mereka mampu mengaplikasikan teori pada situasi-situasi yang nyata
• membuktikan mereka dapat mengidentifikasi masalah-masalah dan tantangan-tantangan
• menunjukkan kemampuan mereka untuk mengkaji fakta-fakta, menilai hubungan-hubungan stakehoder dan menganalisa “big picture” (gambaran umum)
• melatih keahlian analitis, strategis dan pemecahan masalah
• menawarkan alternatif untuk menyelesaikan suatu tugas atau memecahkan suatu masalah

Bacaan lebih lanjut

Terdapat empat publikasi dalam seri Managing Public Sector Records Training Programme yang secara khusus relevan dengan pembuatan dan pengguna studi kasus dalam bidang manajemen arsip dinamis dan statis. Secara lengkap adalah sebagai berikut:

• Writing Case Studies: A Manual, Laura Millar (ICA/IRMT, 1999)
  Terbitan yang tipis namun sangat bermanfaat ini memberikan saran-saran bagaimana menulis studi-studi kasus, hasil pembelajaran apa yang dapat diperoleh dari studi kasus dan bagaimana menggunakan studi-studi kasus secara efektif.
• The Management of Public Sector Records: Case Studies, Volumes 1–3 (ICA/IRMT, 1999)
  Ini terdiri dari tiga volume yang berisikan 34 studi kasus yang ditulis oleh para praktisi dan pendidik dari seluruh dunia. Sebagian besar kasus memasukkan catatan-catatan untuk para instruktur mengenai bagaimana menggunakan studi-studi kasus tersebut.

Tugas kursus (coursework)

Tugas kursus adalah suatu tugas yang diberikan untuk para peserta yang harus diselesaikan selama masa pelatihan berlangsung. Ia dapat berupa suatu tugas yang cukup banyak dan jika diberi nilai atau peringkat, maka ia harus diperhitungkan untuk nilai akhir. Jika kursus pelatihan tersebut berlangsung agak singkat, tugas kursus tersebut harus merupakan tugas yang singkat. Jika kursus pelatihan tersebut lama, dimungkinkan untuk membuat tugas-tugas kursus yang lebih rinci dan menantang. Tentu saja, tidak cukup hanya dengan memberikan tugas kursus.

Pembuatan tugas kursus

Saat membuat tugas kursus, adalah penting untuk memahami secara jelas mengenai apa yang diharapkan akan dilakukan oleh para peserta. Adalah sangat baik untuk menyediakannya dalam bentuk instruksi tertulis, yang berisikan antara lain:

• Hasil (outcome) proses pembelajaran atau alasan perlunya diberikan tugas kursus tersebut
• Suatu gambaran umum yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan oleh para peserta, termasuk metode-metode dan bagaimana mereka harus menyampaikan tugas kursus tersebut (misalnya esai, presentasi)
• Rincian sumber-sumber, misalnya buku teks atau sumber-sumber on-line, yang berguna atau diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut
• Jadwal yang menunjukkan tahap-tahap pencapaian (milestones) dan tanggal penyerahan akhir
• Skema untuk memberi penilaian atau umpan balik lainnya

Adalah sangat baik untuk mengecek setiap peserta di dalam kelas pada waktu-waktu tertentu selama kursus berlangsung, untuk memastikan mereka memahami apa yang harus dilakukan dan membuat kemajuan.

Contoh-contoh tugas kursus

Terdapat beberapa pendekatan untuk menyiapkan tugas kursus. Berikut ini beberapa contoh untuk  menggabarkan metodologi tersebut.

Rencana tindak (action plan)

Salah satu tipe yang paling efektif dari pelatihan dengan tugas kursus adalah suatu rencana tindak (action plan). Di sini para peserta diminta untuk memilih suatu topik atau proyek yang sedang dijalankannya di tempat kerja - atau rencana yang akan dilaksanakannya tidak lama lagi. Proyek tersebut harus berkaitan dengan topik-topik yang diberikan dalam kursus pelatihan tersebut. Para peserta diminta untuk meneliti masalah hingga menghasilkan suatu rencana tindak yang dapat mereka terapkan saat mereka kembali ke instansinya. Tugas kursus dapat disampaikan secara tertulis, namun dalam suatu kursus yang singkat, cara terbaik untuk melihat apa yang telah dilakukan oleh para peserta adalah meminta mereka membuat suatu presentasi singkat dimuka peserta lainnya dalam kelas tersebut.

Tugas kursus ini membutuhkan kemudahan akses bagi para peserta untuk mendapatkan bahan di perpustakaan atau paling tidak ke internet. Waktu untuk melaksanakannya dapat diberikan dalam program kursus pelatihan atau dapat menjadi 'tugas rumah' bagi masing-masing peserta.

Esai

Kebanyakan orang telah begitu akrab dengan menulis esai saat mereka masih sekolah. Namun demikian, banyak orang tidak begitu senang membuat teks mengenai sesuatu yang bersifat teoritis, sehingga esai perlu dipergunakan secara hati-hati dalam konteks pelatihan. Saat menetapkan esai sebagai tugas kursus, adalah sangat penting untuk memahami jenis informasi dan rinciannya yang anda ingin peroleh dari para peserta. Anda juga perlu mempertimbangkan mengenai bagaimana anda memberi penilaian terhadap esai tersebut sehingga penilaian anda terhadap setiap tugas individual didasarkan pada kriteria yang sama. Dalam konteks manajemen arsip dinamis dan statis, penulisan esai tidak sebegitu penting seperti keterampilan untuk menulis laporan atau prosedur, sehingga akan lebih baik untuk memfokuskan tugas kursus pada tugas-tugas seperti yang dikemukakan di bawah ini.

Membaca dan memahami

Pilihan yang baik untuk tugas kursus adalah dengan menyiapkan beberapa bahan bacaan. Semua yang di kelas dapat memiliki bahan bacaan yang sama atau dapat memiliki buku teks yang berbeda. Anda dapat juga menetapkan lebih dari satu buku teks jika diperlukan untuk perbandingan atau mendapatkan suatu gambaran yang lebih utuh mengenai suatu topik. Akan sangat bila telah disiapkan beberapa pertanyaan untuk para peserta yang mereka perlu renungkan saat membaca atau memberikan jawaban secara lebih formal setelah mereka selesai membaca. Tugas kursus dapat disampaikan dalam bentuk jawaban tertulis terhadap pertanyaan-pertanyaan atau dalam bentuk presentasi kelompok atau diskusi kelas.

Kajian di tempat (desk research)

Kajian di tempat adalah metode dimana kelas diberi suatu tugas untuk mengkaji (menelaah) suatu topik atau masalah. Mereka dapat diberi beberapa petunjuk atau mereka dapat diminta untuk melakukan penelaahan berdasarkan daftar bacaan atau presentasi-presentasi yang telah diberikan selama berlangsungnya kursus. Tugas kursus semacam ini dapat difokuskan pada suatu "jawaban yang benar" atau ia dapat bersifat lebih umum dan digunakan untuk mengembangkan minat atau keterampilan mengkaji yang dimiliki oleh peserta yang bersangkutan. Semua ini merupakan keterampilan yang sangat berguna bagi para arsiparis dan manajer arsip sehingga tugas kursus seperti ini sangat efektif.

Pemberian tugas

Bila pelatihan tersebut bersifat sangat praktis dan diberikan terutama kepada para peserta yang berada di tempat kerja, tugas kursus yang paling efektif adalah dengan menyamai jenis-jenis dokumen yang diperlukan dalam pekerjaanya. Pokok permasalahan dapat difokuskan pada satu atau beberapa topik yang diberikan selama pelatihan, namun penyampaian tugas kursus dapat berupa suatu laporan ke manajemen, presentasi dihadapan rekan kerja, spesifikasi untuk suatu perangkat lunak atau hasil lainnya dari tempat kerja .

Memberikan feedback terhadap tugas kursus

Adalah penting untuk memberikan feedback terhadap tugas kursus. Para peserta akan menjalankan tugas-tugas mereka secara sungguh-sungguh dan akan mengharapkan penilaian terhadap kualitas pekerjaan mereka — meskipun bila kursus tersebut tidak dievaluasi secara resmi. Berikut ini beberapa cara untuk memberikan feedback anda ke para peserta.

• Jika peserta menyampaikan tugas kursus dalam bentuk presentasi, berikan perhatian yang mendalam setiap substansi yang mereka tampilkan. Akan lebih baik bila dapat mengungkapkan terlebih dahulu apa yang anda harapkan muncul dalam presentasi tersebut (anda dapat menggunakan perintah tertulis untuk tugas kursus tersebut sebagai dasarnya). Feedback anda dapat dalam bentuk tertulis, namun untuk presentasi sebaiknya langsung menyampaikannya secara lisan. Jelaskan secara rinci ke peserta dimana mereka telah melakukan dengan baik dan dimana mereka masih ada kekurangan. Jika pekerjaan tersebut menuntut pemecahan masalah atau pemikiran yang bersifat lateral (lateral thinking), lakukan analisa tidak hanya terhadap solusi yang ditawarkan, namun juga proses atau metodologi yang diajukannya, dan nyatakan hal tersebut secara singkat dalam feedback anda. Beri komentar juga terhadap gaya penyampaian seperlunya.
• Dalam tugas kursus yang lebih formal dimana perlu memperhitungkan keseluruhan penilaian, adalah penting untuk membuat suatu skema penilaian. Pertimbangkan mengenai pengetahuan atau ekspertise apa yang anda harapkan ditunjukkan oleh peserta. Buat suatu daftar untuk mengecek poin-poin penting yang harus ada sebagai bukti bahwa peserta tersebut telah benar-benar memahami subjek. Telaah aspek-aspek apa dari pekerjaan yang mungkin dianggap diatas rata-rata hingga baik atau sangat baik (excellent). Tugas kursus seperti ini ada yang memerlukan orang kedua sebagai penilai.

Saat memberikan feedback, adalah penting untuk menetapkan suatu gaya yang jujur, kritis namun positif serta bersifat memberi semangat. Jika anda tidak mampu mengidentifikasi dan menunjukkan kelemahan-kelemahan maupun kelebihan-kelebihannya, para peserta tidak akan dapat belajar dari kesalahan yang dibuatnya sendiri, yang merupakan salah satu dari cara yang paling efektif dalam proses belajar. Disamping itu, jika anda terlihat terlalu kritis dan kasar, mungkin semangat para peserta akan luntur.

Pembelajaran jarak jauh

Apa yang dimaksud pembelajaran jarak jauh?

Pembelajaran jarak jauh (juga disebut juga pendidikan jarak jauh) merupakan pelatihan yang diberikan kepada peserta atau siswa yang tidak berkumpul bersama di satu tempat secara rutin untuk menerima pelajaran secara langsung dari instruktur. Bahan-bahan dan instruksi-instruksi detail yang bersifat khusus dikirimkan atau disediakan untuk para peserta yang selanjutnya melaksanakan tugas-tugas yang akan dievaluasi oleh instruktur. Dalam kenyataannya dapat dimungkinkan instruktur dan peserta tersebut terpisah tidak hanya secara geografis namun juga waktu.

Mengapa digunakan pembelajaran jarak jauh?

Pembelajaran jarak jauh memungkinkan para peserta mengambil kelas kapanpun dan dimanapun. Hal ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan pendidikan dan pelatihannya dengan tanggung jawab dan komitmen-komitmen lainnya, seperti keluarga dan pekerjaan. Ini juga memberi kesempatan kepada para peserta yang mungkin tidak dapat  belajar karena keterbatasan waktu, jarak atau dana untuk ikut serta. Dan juga memungkinkan subyek-subyek yang dianggap tidak begitu umum diajarkan tersedia bagi lebih banyak peserta.

Pro dan kontra mengenai pembelajaran jarak jauh

Pembelajaran jarak jauh dapat sangat efektif, khususnya bagi para peserta yang lebih dewasa dan memiliki motivasi kuat untuk mengejar sukses dan senang diberi kepercayaan melakukan proses belajar secara mandiri. Namun demikian, kesuksesan paket Pembelajaran Jarak Jauh, yang meninggalkan ketaatan pada jadwal seperti pada proses pembelajaran tatap muka, bukanlah merupakan suatu pilihan yang mudah baik bagi instruktur maupun peserta didik. Berikut ini beberapa pro dan kontra:

Bagaimana pembelajaran jarak jauh disampaikan?

Proses pembelajaran jarak jauh dapat disampaikan dengan menggunakan berbagai teknik dan teknologi. E-learning mungkin merupakan bentuk pembelajaran jarak jauh yang paling mahal dan paling maju, namun ada cara-cara penyampaian pelatihan lainnya yang telah digunakan dengan berhasil selama bertahun-tahun. Metode penyampaian tersebut antara lain:

Aktivitas kelas

Aktivitas kelas menghentikan program sejenak dan membantu untuk mempertahankan konsentrasi dan minat kelas. Aktivitas-aktivitas tersebut juga dapat memacu proses pembelajaran atau menggantikan kuliah atau presentasi sebagai cara untuk menyampaikan informasi substansi.

Jenis aktivitas

Pembelajaran yang difasilitasi

Apa pengertian pembelajaran yang difasilitasi?

Pembelajaran yang difasilitasi adalah proses belajar dimana peserta didik diberi dorongan untuk lebih mengontrol proses belajar mereka. Peran instruktur hanyalah menjadi fasilitator dan organisator untuk menyediakan sumber-sumber dan dukungan bagi para peserta didik. Sebaliknya, para peserta belajar dengan dan dari satu sama lain saat mereka mengidentifikasi dan mengimplementasi solusi-solusi terhadap tantangan, masalah dan masalah-masalah yang berkembang lainnya. Mereka dapat juga menetapkan sasaran mereka sendiri dan bertanggung jawab terhadap penilaian proses belajar.

Teknik ini biasanya digunakan pada pendidikan perguruan tinggi dan pendidikan yang lebih formal. Ini mungkin bukan merupakan metode yang oleh para instruktur dalam bidang kearsipan dapat digunakan secara khusus, namun metode ini menawarkan beberapa teknik dan pendekatan yang dapat disatukan ke dalam kursus-kursus pelatihan yang dilakukan selama beberapa hari. Sebagai contoh, meminta para peserta didik untuk bekerja secara independen menyusun suatu rencana tindak, yang berkaitan dengan isi kursus namun disesuaikan menurut kebutuhan mereka.

Pembelajaran individual

Presentasi dan perkuliahan

Suatu perkuliahan disampaikan kepada peserta didik yang berjumlah banyak oleh seorang pengajar (biasanya secara pribadi, namun dapat menggunakan sarana penyiaran, video atau film). Perkuliahan konvensional dapat berlangsung selama 50–55 menit ceramah dari pengajar tanpa interupsi, dan satu-satunya aktivitas yang dilakukan oleh peserta didik hanyalah mendengar dan mencatat. Pengajar tidak perlu menggunakan sarana bantu visual. Presentasi mengikuti pola yang sama, namun lebih sering dilakukan di uar pendidikan formal, misalnya di tempat kerja. Presentasi mungkin lebih singkat dan tentu saja memerlukan sarana bantu visual — bahkan mungkin yang bersifat teknologi tinggi.

Banyak keuntungan menggunakan presentasi dan perkuliahan sebagai suatu metode penyampaian untuk pelatihan. Meskipun kelemahannya tidak banyak, penting sekali untuk memahaminya dan mengambil langkah-langkah untuk mengurangi kelemahan yang ada karena hal tersebut bersifat signifikan dan dapat merusak proses belajar.

Banyak penelitian yang telah dilakukan terhadap proses pembelajaran yang memberikan informasi mengenai kelayakan dan keuntungan presentasi dan perkuliahan sebagai suatu teknik penyampaian. Saat mempersiapkan presentasi anda, sangat baik bila mengingat hal-hal berikut ini:

• Otak memiliki rentang perhatian rata-rata selama 10 menit, kecuali instruktur (pengajar) yang bersangkutan melakukan sesuatu untuk merangsang perhatian, misalnya dengan mengajukan suatu pertanyaan, menunjukkan slide, mengubah paket
• Saat suatu pesan sekali diberikan, otak akan mengingat hanya 10 persen selama satu tahun kemudian — saat pesan tersebut diulangi hingga enam kali, tingkat pengingatannya akan meningkat hingga 90 persen
• Otak biasanya lebih mengingat hal-hal yang terdapat diawal dan diakhir suatu peristiwa
• Ingatan akan kuat apabila digunakan hapalan atau analogi
• Ingatan akan berkurang dengan cepat setelah 24 jam bila tidak dilakukan pengulangan
• Otak lebih menyukai diagram dan gambar-gambar berbentuk lingkaran daripada yang berbentuk persegi
• Otak lebih menyukai obyek berwarna dibandingkan hitam putih
• Otak akan mengingat lebih baik terhadap hal-hal yang bersifat unik (tidak biasa)

Tip-tip dalam menyampaikan presentasi dan perkuliahan yang efektif

Ada orang-orang yang memang telah dikarunai bakat sebagai pembicara. Mereka dapat berbicara (berpidato) tanpa persiapan, tanpa catatan, tanpa sarana bantu visual dan melaksanakan suatu presentasi mengenai subyek yang telah dipilihnya atau telah diterimanya dengan cara-cara yang berkesan, informatif dan memikat hati pendengarnya. Dalam melakukan hal tersebut, mereka mungkin bertentangan dengan semua tip atau pedoman yang dikemukakan dalam bagian ini, namun betapapun juga mereka merupakan para instruktur (pengajar) yang berbakat. Kebanyakan kita perlu mengembangkan dan melatih keterampilan kita dalam berbicara dan melakukan presentasi, dan pedoman yang dikemukakan dibawah ini akan membantu dalam menyiapkan dan menyampaikan suatu presentasi atau perkuliahan yang efektif dan profesional. Beberapa tip diantaranya juga relevan dengan metode-petode penyampaian lainnya.

Pendahuluan

• Beritahukan apakah ada hal yang akan ditanyakan oleh peserta didik
• Beritahukan apakah mereka boleh dan kapan bila hendak membuat catatan
• Beritahukan mengenai handouts
• Berikan gambaran umum mengenai presentasi anda

Dapatkan informasi mengenai pengetahuan yang dimiliki oleh para peserta didik

Ini juga merupakan cara yang baik untuk "memanaskan (warm up)” kelas tersebut.

• Ajukan pertanyaan-pertanyaan ke kelas
• Berikanmereka tes (singkat) tertulis atau kuis
• Tanyakan apa yang pernah mereka lakukan sebelumnya

Organisir informasi anda dengan baik

• Pastikan anda mengetahui dengan baik mengenai subyek yang dibahas sehingga mampu menanggapi pertanyaan-pertanyaan yang bersifat penelitian dan tidak merupakan bagian dari presentasi anda
• Kuliah/presentasi anda sebaiknya memiliki pentahapan awal, tengah dan akhir, atau mengikuti struktur logis lainnya
• Ingat bahwa anda mungkin perlu mere-orientasi para peserta didik saat proses pembelajaran telah separuh jalan
• Jelaskan bagaimana presentasi tersebut sesuai dengan keseluruhan proses pelatihan
• Hubungkan sesi anda dengan elemen-elemen pelatihan sebelumnya maupun selanjutnya

Berkaitan dengan para peserta didik

• Tempatkan subyek dalam konteksnya
• Indentifikasi dengan sesuatu yang mereka anggap berguna
• Gunakan analogi-analogi
• Gunakan ilustrasi-ilustrasi dan diagram-diagram untuk membantu penjelasan
• Gunakan contoh-contoh yang akan membuat topik tersebut menarik bagi peserta didik

Bahasa

• Gunakan bahasa yang biasa dan sederhana
• Gunakan kata-kata yang diketahui para peserta didik
• Tuliskan definisi-definisi untuk istilah-istilah yang rumit atau berikan handout mengenai peristilahan
• Jelaskan mengenai singkatan-singkatan
• Hindari jargon dan pengulangan-pengulangan yang tidak perlu (namun ingat untuk memberi penekanan terhadap poin-poin yang penting)

Bahasa tubuh

• Pastikan untuk melakukan kontak mata dengan kelas tanpa memfokuskan pada individu tertentu
• Ingat untuk memberikan senyum dan terlihat percaya diri
• Hindari untuk bersikap berlebihan yang mungkin akan mengacaukan pikiran
• Usahakan posisi tubuh yang nyaman sehingga anda berdiri dengan seimbang dan santai

Suara

• Gunakan nada dan suara yang teratur untuk menghindari terdengar monoton
• Atur sendiri tingkat kecepatan agar terdengar jelas — anda mungkin perlu berbicara dengan kecepatan yang lebih lambat dari kebiasaan anda berbicara sehari-hari.
• Berhenti sejenak untuk memberi waktu kata-kata dipahami dengan baik

Pakaian

• Kenakan pakaian yang membuat anda merasa nyaman dan percaya diri
• Usahakan untuk menggunakan pakaian yang tidak akan mengalienasi (mengasingkan) pendengar anda — jika ragu, akan sangat baik bila terlihat lebih tampan
• Gunakan dasi dan anting-anting jika hal tersebut akan membantu meningkatkan percaya diri anda
• Ingat bahwa pakaian yang menyolok dan tidak patut dapat mengasingkan pendengar anda

Tip-tip umum

• Pahami subyek anda
• Atur waktu anda (lakukan latihan menyampaikan presentasi untuk memastikan anda tepat waktu)
• Berlaku jujur — meskipun hal tersebut berarti anda mengakui tidak tahu jawabannya
• Selalu semangat
• Jadilah diri anda sendiri

Penutupan

• Simpulkan isi dan/atau lakukan review terhadap poin-poin utama
• Beri rujukan ke bibliografi dan bacaan selanjutnya apabila diperlukan
• Berikan waktu untuk mengajukan pertanyaan

Sarana bantu visual

Handout

Handout adalah suatu naskah tulisan yang mendukung, mengembangkan, mengelola atau paling tidakmenyediakan tindak lanjut dari pelatihan. Selalu sangat penting bagi para peserta untuk menerima handout. Handout adalah sarana pelatihan yang berdayaguna karena, apabila disusun dan didisain dengan baik, menyediakan bantuan informasi yang diberikan selama sesi pelatihan dan tetap diingat oleh peserta untuk waktu yang lama.

Pada saat membuat handout untuk pelatihan paling baik untuk memikirkan tentang bagaimana handout tersebut dapat dipergunakan setelah pelatihan berakhir. Handout anda akan sangat berhasil apabila peserta dapat menggunakannya:

• Untuk mengingatkan kembali apa yang telah mereka pelajari
• Untuk meningkatkan pengetahuan mereka lebih jauh dengan membaca materi yang tidak ada di dalam kursus
• Sebagai suatu dasar untuk pekerjaan mereka
• Dalam membagi pembelajaran kepada para kolega mereka

Alasan untuk memberikan Handout

Alasan utama untuk memberikan handout adalah:

• Untuk mendukung presentasi atau lokakarya
• Untuk menambah presentasi atau lokakarya
• Untuk memberikan sesuatu yang akan dibawa atau dibaca kemudian oleh para peserta didik
• Untuk mendukung struktur kursus
• Untuk memberikan informasi umum mengenai kursus tersebut
• Untuk mengelola suatu lokakarya atau latihan
• Untuk membantu pembelajaran
• Sebagai persiapan untuk kuliah atau lokakarya berikutnya

Jenis-jenis handout

Presentasi atau transkrip-transkrip perkuliahan

Ini adalah sebuah transkrip verbatim dari kata-kata para pembicara. Seorang pembicara yang berpengalaman jarang membaca sebuah naskah tertulis, namun mereka membuat sesuatu untuk publikasi berdasarkan pada perkuliahan yang sering diberikan.

Catatan latar belakang

Catatan latar belakang dapat digunakan sesuai dengan berbagai metode penyampaian pelatihan. Catatan tersebut komprehensif dan catatan yang terinci tentang subyek yang dapat digunakan oleh kelas untuk menginformasikan latihan dan lokakarya atau untuk menambah sebuah perkuliahan apabila tidak cukup waktu untuk menjelaskan semuanya.

Seperangkat transparan OHP atau presentasi PowerPoint tercetak

Ini adalah suatu handout yang sangat cepat dan mudah untuk dibuat, terutama apabila tidak ada handout yang direncanakan sebelumnya. Namun, jenis handout ini cenderung tidak memiliki nilai yang berarti bagi orang yang tidak hadir pada perkuliahan tersebut.

Garis besar presentasi

Garis besar apa yang akan dicakup dalam perkuliahan dapat membantu para peserta untuk menyesuaikan diri selama sesi tersebut. Dapat juga merupakan bagian handout, tempat kosong untuk para peserta mengisi rinciannya dengan catatan mereka sendiri

Garis besar kursus

Garis besar kursus sesuai apabila pelatihan lebih dari sehari atau dua hari. Garis besar kursus ini menjelaskan kepada para peserta tentang subyek apa yang akan dicakup setiap hari.

Bibliografi

Bibliografi menyediakan sebuah daftar publikasi yang berguna kepada kelas mengenai latar belakang atau informasi lebih terinci mengenai topik-topik yang ada dalam pelatihan tersebut. Sebuah bibliografi yang baik akan disusun ke dalam seksi-seksi dan memberikan informasi yang lengkap tentang pengarang, penerbit, dan tanggal publikasi. Apabila ada waktu untuk membubuhi keterangan bibliografi tersebut, maka akan sangat membantu para peserta dalam menentukan bagaimana memfokuskan bacaan mereka.

Webliografi

Webliografi adalah sebuah daftar URL atau Wesite yang sesuai untuk subyek pelatihan. Meskipun tidak memungkinkan untuk membuat naskah tertulis dari webliografi, namun dapat lebih berguna dalam bentuk floopy disk atau CD, karena pengetikan dalam URL dari sebuah handout memerlukan waktu dan cenderung gagal. Seperti pada bibliografi, webliografi perlu dikelola dengan baik dan sangat berguna untuk memberikan keterangan. Website jauh lebih dinamis daripada publikasi naskah tertulis, sementara ini merupakan suatu kekuatan yang nyata, yang membantu para peserta untuk memperoleh akses informasi setiap menit yang juga berarti bahwa informasi tersebut dapat berubah atau hilang semuanya. Sangat penting bahwa anda memeriksa webliografi anda untuk selalu menjaga informasi tetap akurat.

Daftar kata

Suatu daftar kata adalah sebuah daftar istilah dengan definisi khusus untuk subyek, atau bidang keahlian tertentu. Biasanya disusun secara alfabet dan dapat tunjuk silang atau berdiri sendiri yang mencakup sinonim atau istilah luas dan istilah sempit. Meskipun ada daftar kata yang dipublikasi, namun sangat berguna untuk membuatnya sendiri sebagai referensi umum sehingga kelas anda mengetahui apa yang anda maksud apabila anda menggunakan istilah-istilah khusus.

Uraian singkat tentang riwayat hidup para instruktur dan para pembicara

Uraian singkat tentang riwayat hidup para instruktur dan para pembicara memberikan informasi kepada para peserta tentang pengalaman dan keahlian orang-orang yang memberikan pelatihan. Ini dapat membantu kelas untuk menyusun pertanyaan yang lebih berkaitan dan mengambil manfaat sepenuhnya dari keahlian instruktur tersebut.

Daftar peserta

Kebanyakan individu senang menerima sebuah daftar anggota kelasnya. Daftar tersebut biasanya disusun secara alfabet berdasarkan nama akhir dan paling tidak berisi nama dari pejabat organisasi. Tergantung dari persetujuan kelas, daftar peserta juga dapat berisi alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi.

Program atau jadwal kegiatan

Sama halnya dengan garis besar kursus, program atau jadwal kegiatan pelatihan menginformasikan para peserta tentang subyek-subyek apa yang akan tercakup selama pelatihan. Jadwal kegiatan biasanya diberikan sebagai bagian dari publikasi pelatihan atau paling tidak sebagai materi pra-kursus, tetapi lebih baik memasukkannya sebagai handout seandainya peserta lupa membawanya.

Diagram

Diagram dapat memberikan ilustrasi atau catatan tentang subyek masalah dari setiap sesi pelatihan. Kadang bagian dari proses pembelajaran dapat tergantung pada kelas yang mengkopi diagram tersebut, tetapi sering lebih efektif untuk memberikan kelas sebuah kopinya.

Garis besar latihan, lokakarya, diskusi

Garis besar latihan memberikan instruksi tertulis untuk latihan, menjelaskan apa yang diinginkan oleh para instruktur terhadap kelas untuk melakukannya atau mendiskusikannya dan membuat cara feedback. Ini berarti anggota perorangan dari kelompok dapat merujuk pada garis besar ini untuk mengklarifikasi pemahaman mereka terhadap instruksi lisan. Handout ini juga dapat memberikan tempat bagi kelompok untuk menulis catatan untuk mereka sendiri dan menggunakannya sebagai dasar untuk respon mereka kepada kelas sebagai suatu keseluruhan.

Handout yang tidak lengkap

Handout yang tidak lengkap adalah catatan yang memberikan pedoman atau arahan untuk para peserta untuk mengisi secara terinci apa yang mereka pelajari dalam kelas — selama presentasi, sebagai suatu latihan, untuk kembali ke tempat kerja, atau sebagai persiapan untuk pelatihan. Ini berguna untuk memberikan catatan yang lengkap di hari berikutnya.

Artikel yang bermanfaat

Artikel yang dipublikasi yang mendukung atau menambahkan sesi pelatihan dapat merupakan handout yang sangat bermanfaat yang tidak memerlukan banyak pekerjaan dari instruktur. Namun, pastikan untuk menjelaskan mengapa anda memberikannya dan pastikan anda tidak melanggar hak cipta.

Contoh-contoh dari dokumentasi yang ada di presentasi

Jenis handout ini terdiri dari kopi dokumen atau dokumen sampel yang sesuai untuk topik diskusi. Studi kasus dan presentasi tentang prosedur dan praktek khususnya memberikan berbagai macam jenis materi, seperti contoh-contoh kebijakan.

Ujian dan lembar kerja singkat

Lembar ujian dan jenis lembar kerja adalah handout yang dapat mendukung, memberikan pendahuluan, atau membantu sebuah perkuliahan, atau bahkan keseluruhan kursus tersebut. Handout ini dapat digunakan sebagai suatu latihan, sebagai suatu alat bagi peserta untuk mengevaluasi pengetahuan mereka sendiri sebelum dan sesudah sesi pelatihan. Pada bagian handout, selembar jawaban setelah latihan akan dapat membantu para peserta.

Kapan membagi handout

Penting untuk mendistribusikan handout pada waktu yang tepat. Apabila handout hanya berupa poin-poin judul dan dimaksudkan agar para peserta menambahkan catatan mereka sendiri, maka perlu diberikan di awal pelatihan. Apabila merupakan catatan lengkap, maka tergantung dari jenis kelas apakah harus diberikan di awal atau di akhir pelatihan. Apabila handout lebih menarik daripada presentasi, anda kemungkinkan akan kehilangan perhatian kelas kalau memberikannya di awal pelatihan. Sebaliknya, mungkin beberapa peserta mudah mengikuti pelatihan sambil membaca handout. Apabila handout didistribusikan di akhir pelatihan, maka anda akan menjelaskan kepada kelas bahwa rincian handout akan diberikan kemudian, dan mereka dapat duduk kembali dan menikmati presentasi tanpa perlu mencatatnya.

Jenis handout lainnya sesuai untuk awal dari kursus pelatihan yang lebih lama — misalnya uraian singkat tentang riwayat hidup dan program instruktur. Dengan latihan, kerja kelompok, lokakarya, dan bahkan diskusi yang terfasilitasi, sebuah handout dapat membantu setiap individu untuk mulai dengan penjelasan yang ringkas apa yang mereka harapkan untuk dikerjakan dan memberikan kesempatan untuk membuat catatan tentang respon mereka.

Penting untuk memikirkan berapa banyak handout yang anda miliki, kapan handout akan diberikan kepada peserta, dan bagaimana melengkapinya. Dapat bermanfaat untuk memberikan kelas sebuah map sehingga mereka dapat mengumpulkan dan menyimpan handoutnya.

Sarana bantu pengajaran

Ada banyak cara yang berbeda bagi seorang instruktur untuk membuat pengalaman pembelajaran lebih menarik dan dapat diingat oleh para peserta didik. Satu tekniknya adalah menggunakan sarana bantu pengajaran. Ada beberapa alat yang digunakan di dalam kelas untuk membantu pengajaran dan pelatihan. Alat tersebut terbagi ke dalam dua kategori utama: sarana bantu visual seperti overhead; dan perangkat interaktif seperti program video atau paket bahan pelatihan. Baik untuk mengingatkan kembali bahwa terlalu banyak materi dan terlalu banyak tema yang berbeda dapat membingungkan kelas. Paling baik adalah menetapkan beberapa teknik dan, mungkin, diikuti dengan satu tema, misalnya atau studi kasus.

Penilaian

Penilaian adalah proses yang dilakukan oleh anda dan kelas untuk menilai pengetahuan yang ada dan juga keterampilan serta kesadaran yang meningkat dari pokok persoalan pelatihan sebagai sebuah hasil dari kursus.

Penilaian pra-pelatihan

Dapat bermanfaat (namun tidak selalu memungkinkan) untuk meminta para peserta mengisi pertanyaan-pertanyaan sebelum pelatihan yang akan memberikan anda sebagai instruktur beberapa informasi latar belakang tentang pengetahuan dan pengalaman kelas dalam bidang tersebut. Ini juga dapat membantu para peserta mulai mempersiapkan pelatihan.

Jenis pertanyaan untuk ditanyakan adalah:

1. Nama
2. Golongan/tingkatan
3. Pekerjaan saat ini
4. Tanggung jawab umum
5. Berapa lama di manajemen arsip dinamis/statis
6. Kualifikasi
7. Detail kursus pelatihan sebelumnya yang diterima
8. Mengapa mereka menghadiri pelatihan ini
9. Apa yang mereka harapkan dicapai dari pelatihan ini
10. Komentar lainnya

Penilaian diri sendiri peserta

Format penilaian lain yang bermanfaat adalah penilaian diri sendiri peserta. Ini dapat dilakukan dalam berbagai cara. Anda dapat memberikan suatu pertanyaan yang lebih umum kepada para peserta untuk menilai seberapa banyak mereka mengetahui tentang topik-topik yang diberikan selama pelatihan. Anda dapat memberikan waktu kepada mereka untuk mengembalikannya setelah pelatihan dan menilai pengetahuan mereka yang meningkat. Pendekatan lain adalah memulai pelatihan dengan sejumlah pertanyaan atau sebuah kuis, memberikan waktu kelas untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut atau memeriksa sejumlah masalah. Anda kemudian dapat beranjak dari sana apabila mereka telah melengkapinya dan mereka dapat menilai untuk diri mereka sendiri apa yang mereka ketahui sebelum dan setelah.

Feedback tentang latihan kelas

Selama kursus pelatihan tersebut ada kemungkinan anda akan memberikan kelas beberapa tugas untuk dikerjakan oleh mereka sendiri atau dalam kelompok. Ini sangat penting bahwa ketika kelas melaporkannya instruktur memberikan feedback yang dipertimbangan dan bermanfaat. Para peserta yang sudah menghabiskan waktu pada aktivitas tersebut, mungkin sudah tidak menentu karena kemampuan mereka untuk menghadapi masalah dan akan mencari jawabannya, serta bantuan untuk perbaikan dari instuktur. Biasanya kelas akan memberikan feedback secara lisan, apabila mereka dalam kelompok maka setiap kelompok akan memilih seorang pembicara. Mereka mungkin saja atau tidak sama sekali menyediakan suatu sarana bantu visual seperti lembar flipchart. Pada saat mendengarkan presentasi cari hal-hal berikut ini:

• Apakah kelompok sudah menjawab pertanyaan?
• Apakah mereka sudah mencakup seluruh aspek dari sejumlah masalah?
• Apa yang khususnya kuat dalam presentasi mereka?
• Apa yang mereka lewatkan atau dapat menjadi lebih baik?

Pada saat presentasi berakhir, anda mungkin bertanya kepada kelas untuk memberikan pandangan mereka sebelum menambahkan komentar anda sendiri. Ini sangat jarang kalau anda tidak menyatakan apapun, anda harus berusaha meluangkan waktu yang sama untuk memberikan komentar pada seluruh presentasi.

Penilaian oleh para instruktur

Meskipun penilaian formal jarang dalam jenis pelatihan yang disebutkan pada paket ini, adakalanya perlu untuk memberikan penilaian yang detail tentang individu para peserta. Apabila penilaian ini untuk setiap peserta sebagai bagian dari suatu kursus yang terakreditasi, maka anda harus mengikuti setiap pedoman yang diberikan oleh institusi induknya. Secara umum disarankan untuk membuat beberapa macam skema penilaian untuk pekerjaan tulisan atau presentasi lisan, dan untuk membaca atau mendengarkan seluruhnya, serta menilai setiap lembar pekerjaan sesuai dengan kriteria yang sama. Apabila penilaian ini lebih bersifat informal, jujurlah dalam komentar-komentar anda — catat dimana pekerjaan yang baik dan memberikan saran perbaikan dimana ada kelemahan atau kekurangan.

Evaluasi

Evaluasi adalah penilaian kualitas dan keberhasilan pelatihan yang dilakukan oleh para peserta dan instruktur.

Ini penting bahwa instruktur menerima feedback dari para peserta mengenai efektivitas kursusnya. Juga penting bagi para peserta untuk memperoleh kemungkinan  peningkatan perhatian, membuat saran, dan memikirkan apa yang telah mereka pelajari. Evaluasi membantu instruktur untuk menyempurnakan dan memperbaiki disain, konten, dan penyampaian secara teratur.

Kesan-kesan umum dalam ruang pelatihan

Seperti pengalaman yang anda dapatkan sebagai seorang instruktur, anda akan dapat menjelaskan dari tingkah laku peserta dan dinamika kelompok apakah pelatihan tersebut efektif atau tidak. Sebagai contoh, apabila kelompok mengajukan banyak pertanyaan yang relevan, menyumbangkan pengalaman-pengalaman dan masalah-masalah mereka sendiri dan/atau berpartisipasi secara aktif dalam latihan serta membuat tugas-tugas, ini menunjukkan bahwa mereka menyenangi pelatihan tersebut — dan sehingga mungkin merasa pelatihan ini bermanfaat dan sesuai. Sering para peserta yang merasa mendapatkan manfaat dari pelatihan tersebut akan mengatakan sesuatu kepada para instruktur sebelum meninggalkan ruangan — bahkan sebuah ucapan terima kasih menyatakan secara tidak langsung bahwa para peserta menghargai pengalamannya!

Perencanaan evaluasi peserta pelatihan secara tertulis

Bagaimanapun penting untuk mengumpulkan bahan bukti yang kongkrit dan obyektif tentang pelatihan yang dapat digunakan untuk meningkatkan dan merencanakan penyelenggaraan pelatihan di masa yang akan datang. Anda akan mendapatkan informasi mengenai:

• Pengalaman pelatihan dari para peserta termasuk berbagai sesi, kerja kelompok, tempat, dan fasilitas
• Penilaian dari pelatihan yang berhubungan untuk para peserta
• Efektivitas pelatihan dalam pengalaman para peserta
• Kebutuhan pelatihan lanjutan dari para peserta
• Apakah pelatihan tersebut sudah memenuhi tujuan pembelajaran seperti yang disebutkan dalam literatur pra-kursus

Pemilihan waktu dan panjangnya evaluasi

Dalam membuat formulir evaluasi anda perlu mempertimbangkan fakta bahwa kebanyakan peserta tidak ingin menghabiskan waktu untuk mengisi formulir tersebut. Anda juga harus memutuskan apakah evaluasi yang singkat diisi secara lengkap oleh kebanyakan peserta sebelum meninggalkan ruangan lebih bernilai dibandingkan dengan evaluasi yang lebih rinci dan dapat dibawa pulang oleh para peserta dengan resiko sebagian evaluasi tersebut tidak akan kembali kepada anda. Untuk kursus yang singkat paling baik untuk memberikan evaluasi di hari terakhir, sehingga dapat diisi oleh peserta sebelum meninggalkan ruangan. Apabila kursus pelatihan berlangsung selama beberapa hari, maka ide yang bagus untuk membagikan formulir evaluasi kepada para peserta di awal kursus — dan anda bahkan dapat memberikan waktu setiap hari untuk melengkapi bagian yang berhubungan. Evaluasi bekerja lebih baik untuk kursus yang lebih lama dibandingkan dengan kursus singkat; ini apabila para peserta dipersiapkan untuk meluangkan waktu yang cukup untuk mengisinya.

Apa yang masuk dalam evaluasi peserta 

Ini adalah daftar berbagai aspek pelatihan yang dimasukkan ke dalam evaluasi tersebut:

• Apakah tujuan kursus, sasaran pembelajaran, dsb, sudah terpenuhi
• Pertanyaan khusus tentang kaitan dari masing-masing sesi; apakah informasi yang disampaikan sudah sesuai dan memadai; apakah penyampaiannya diberikan dengan cara yang menarik
• Bagaimana para peserta menerima dan mengambil manfaat dari setiap tugas kursus yang diberikan
• Apakah ada yang hilang dari pelatihan tersebut
• Kualitas dan hubungan dari handout
• Kenyamanan tempat pelatihan
• Ruang yang diberikan dari tempat pelatihan
• Suhu dan sirkulasi udara dalam tempat pelatihan
• Saran-saran umum tentang tempat pelatihan (kondusif untuk pelatihan, suasana yang tenang, dsb)
• Kualitas konsumsi: tepat waktu, memadai, sesuai dengan harganya
• Apabila para peserta memiliki ketentuan-ketentuan pelatihan lanjutan

Ini terserah pada anda apakah evaluasi tersebut harus dengan mencantumkan nama peserta atau tidak. Keadaan tanpa nama akan memberikan kebebasan kepada para peserta untuk berterus terang dalam komentar-komentar dan penilaian mereka, serta dalam setiap hal biasanya kebanyakan evaluasi bersifat positif ditandai dengan fakta para peserta sudah memilih untuk menandatangani komentar-komentar mereka.

Bagaimana menyusun pertanyaan untuk memberikan respon yang berkualitas

Ada kemungkinan untuk membuat formulir evaluasi yang menanyakan respon secara lebih subyektif dan dalam bentuk-bebas dari para peserta, misalnya dengan menggunakan pertanyaan-pertanyaan terbuka seperti "apa yang anda pikirkan dari sesi tentang deskripsi arsip statis?". Namun, ada dua puluh respon untuk pertanyaan ini, masing-masing ada kemungkinan memberikan berbagai variasi yang unik, sulit untuk membuat ke dalam suatu penilaian keseluruhan yang bermanfaat tentang keberhasilan sesi tersebut dan mungkin untuk memperbaiknya. Lebih baik mengajukan sebuah pertanyaan yang jelas dan permintaan penilaian berdasarkan pada skala satu sampai lima atau enam. Contoh pendekatan tersebut diberikan di bawah ini:

Tindak lanjut untuk evaluasi peserta

Meskipun baik menjalankan evaluasi pelatihan, namun tidak ada maksud membuang waktu dalam mengumpulkan bahan bukti ini apabila anda tidak segera bertindak dengan hasilnya. Apabila evaluasi tersebut sebagian besar bersifat positif, maka anda tidak perlu terlalu banyak mengubah — meskipun evaluasi para peserta bersifat positif, namun ide yang baik untuk mengubah konten atau penjelasan tambahan dari materi yang ada dalam sesi maupun handout. Anda perlu memberikan penilaian anda sendiri tentang minoritas evaluasi yang bersifat negatif. Mungkin minoritas tersebut memiliki kritik yang benar yang dapat anda perhatikan, sementara tetap mempertahankan hal-hal yang dihargai oleh mayoritas peserta. Ini merupakan suatu kombinasi dari evaluasi tertulis peserta dan penilaian anda sendiri dari pengalaman pelatihan yang bermanfaat.

Evaluasi instruktur

Ini juga kebiasaan yang baik bagi instruktur untuk mengevaluasi pelatihan. Bahkan apabila anda hanya memerlukan waktu lima menit untuk memikirkan evaluasi peserta dan penilaian anda sendiri dari cara kursus dijalankan, ini dapat digunakan untuk mengatur pelatihan yang sama di masa yang akan datang. Apabila anda ditugaskan untuk memberikan pelatihan, atau anda perlu melaporkan mengenai aktivitas pelatihan anda, anda akan menyusun laporan kursus lebih terstruktur.

Di bawah ini adalah daftar berbagai elemen yang dapat masuk ke dalam sebuah laporan kursus pelatihan:

• Administrasi: karena ini mungkin dikelola oleh anda atau agen lain, lebih baik untuk melaporkan apakah administrasi kursus sudah efektif. Ini termasuk registrasi, periklanan dan informasi pra-kursus, urusan kerumah-tanggaan dan dukungan pada waktu pemberian pelatihan, dsb.
• Tujuan dan sasaran kursus: di sini anda akan mengulangi tujuan dan sasaran serta melaporkan tentang bagaimana telah berhasil memenuhinya baik dari penilaian anda sendiri dan dari bahan bukti evaluasi para peserta.
• Program: anda harus memasukkan program sebagaimana yang telah diberikan (mungkin lebih baik sebagai sebuah lampiran), bersama dengan komentar atau penjelasan yang berkaitan. Anda dapat mencatat di sini setiap perubahan yang perlu dibuat di masa yang akan datang sebagai sebuah hasil dari berbagai evaluasi.
• Konten kursus: anda akan meluangkan waktu di sini untuk memeriksa konten kursus dan memberikan komentar tentang bagaimana ini bekerja pada penyampaiannya bersama dengan komentar-komentar peserta. Ini perlu mencakup baik khusus untuk setiap sesi dan mencakup bagaimana variasi sesi bekerja sama sebagai suatu keseluruhan.
• Pembicara tamu: apabila anda memiliki pembicara tamu, maka anda perlu mengomentari penampilan mereka (sekali lagi dari penilaian anda sendiri dan evaluasi peserta) dan menyumbangkan saran untuk perubahan atau perbaikan yang sesuai.
• Peserta/komposisi kelas: di sini anda menulis jumlah, tempat-tempat bekerja, latar belakang umum, dan informasi yang berkaitan lainnya tentang kelompok yang diberikan pelatihan.
• Tingkat partisipasi: kebanyakan pelatihan meminta beberapa tingkatan partisipasi atau perhatian. Anda harus mencatat di sini kesan anda bagaimana keaktifan kelas pada saat itu
• Evaluasi peserta: ini merupakan laporan yang paling penting. Di sini anda membuat ringkasan evaluasi, mungkin memberikan laporan statistik, dan memberikan komentar (apabila perlu atau sesuai) pada waktu kembali.
• Tugas kursus yang penting: untuk kursus yang lama anda menyusun lembar kerja untuk para peserta melengkapinya sebelum kursus berakhir. Anda harus mendeskripsikannya di sini dan menambahkan komentar atau penilaian anda sendiri yang berkaitan.
• Handout: sekali lagi, para peserta akan mengevaluasinya, namun anda harus menjelaskan secara rinci apa yang anda sediakan dan menambahkan penilaian dan komentar anda sendiri.
• Tempat dan konsumsi: meskipun para peserta memberikan komentar tentang kedua hal ini, masukan anda juga bermanfaat — sebagai contoh, anda mungkin tidak banyak mempunyai pilihan dalam tempat dan pihak penyedia makanan.
• Peralatan: peserta mungkin tidak diminta komentarnya mengenai hal tersebut, namun untuk anda dan para pembicara tamu peralatan dan fasilitas dalam ruang pelatihan penting. Berikan komentar mengenai kedua hal tersebut di sini.

Istilah-istilah pelatihan

assessment (penilaian)

Penilaian dari instruktur — kadang kala dari para peserta mengenai pengetahuan dan kemajuan individual terhadap mereka ikut serta dalam suatu kursus.

brainstorming (sumbang saran)

Latihan kelompok dimana para peserta diminta memberikan ide-ide untuk memecahkan suatu masalah tertentu atau merencanakan suatu proyek tertentu dan menuliskannya pada flip chart atau papan tulis. Saran-saran dapat dinyatakan sesukanya; tidak perlu penjelasan, justifikasi atau komentar.

break-out groups (pemecahan kelompok)

Kelompok-kelompok kecil yang membahas masalah yang sama atau aspek-aspek berbeda dari suatu masalah yang sama pada saat yang bersamaan. Begitu selesai tugas, setiap kelompok melaporkan kembali ke kelas sehingga mereka dapat membandingkan ide-ide kelompok lainnya dengan ide-ide kelompok mereka sendiri, selanjutnya instruktur dapat memberikan feedback.

break-out rooms (pemisahan ruang kelas)

Ruang-ruang dimana kelompok-kelompok kecil dari suatu kelas dapat bekerja tanpa diganggu oleh kelompok lainnya.

buzz groups

Sesi singkat yang bersifat informal dimana para peserta berbicara dengan orang disebelahnya mengenai suatu topik tertentu. Biasanya digunakan untuk membagi suatu perkuliahan atau presentasi.

case study (studi kasus)

Deskripsi pengalaman hidup nyata yang berkaitan dengan bidang pelajaran atau pelatihan, yang digunakan untuk membuat poin, mengangkat masalah atau meningkatkan pemahaman dan pengalaman belajar dari para peserta. Ini akan sangat berguna bilamana tidak dimungkinkan pengalaman praktek dalam kursus tersebut.

certificate (sertifikat)

Lembaran kertas yang menunjukkan bahwa seorang siswa telah mengikuti suatu kursus pelatihan dan/atau menunjukkan hasil yang telah dicapai dalam suatu kursus.

class activities (aktivitas kelas)

Aktivitas-aktivitas dimana para siswa/peserta berpartisipasi secara aktif untuk menyelesaikan suatu masalah, merencanakan suatu proyek, dll. Berperan untuk membangun level pengetahuan atau menguatkan proses belajar.

course (kursus)

Suatu seri perkuliahan, sesi-sesi atau hari-hari pelatihan yang terdiri dari suatu paket pembelajaran.

coursework (tugas kursus)

Tugas yang diberikan kepada para peserta untuk diselesaikan selama berlangsungnya pelatihan.

delivery (penyampaian)

Tindakan mentransfer seluruh pelatihan kepada para peserta — ini hanya meliputi lamanya waktu di dalam kelas, tidak termasuk perancangan dan persiapan kursus tersebut.

distance learning (pembelajaran jarak jauh)

Pembelajaran dimana instruktur dan siswa (peserta) terpisah oleh jarak dan berinteraksi terutama menggunakan pos, komputer (e-mail, bulletin boards, Websites, Usenet groups, dll.), telepon atau kombinasi diantaranya serta dengan metode-metode komunikasi lainnya.

education (pendidikan)

Suatu jenis instruksi yang sistematis atau pelatihan intelektual atau moral yang dirancang untuk memberikan para peserta suatu pemahaman yang luas dan/atau mendalam mengenai topik yang dibahas. Biasanya berkaitan dengan anak-anak atau mereka yang masih muda.

evaluation (evaluasi)

Penilaian dari para peserta — dan kadang kala dari instruktur — terhadap kursus pelatihan mencakup semua aspek mulai dari penyediaan konsumsi dan akomodasi hingga substansi dan performans dari para instruktur.

experience (pengalaman)

Pengetahuan dan keahlian yang dihasilkan dari pengamatan atau latihan sesungguhnya mengenai peristiwa atau teknik.

expertise (keahlian)

Pendapat ahli, keahlian atau pengetahuan dalam suatu bidang tertentu.

facilitated learning (pembelajaran yang difasilitasi)

Pelatihan yang dicirikan dengan tingkat keterlibatan yang tinggi dari para peserta dalam semua aspek pembelajaran mereka. Peran pengajar adalah sebagai fasilitator dan pengorganisir yang menyediakan bahan-bahan dan dukungan. Para peserta belajar dengan dari satu sama lain dan menetapkan tujuan-tujuan mereka sendiri.

facilitator (fasilitator)

Orang yang memberi fasilitasi atau memudahkan dan memungkinkan diskusi-diskusi, tugas kelompok, proyek, dll. Dapat memimpin atau mengkoreografi keseluruhan kursus pelatihan atau program.

handout

Naskah tercetak yang mendukung, memperluas, mengorganisir atau menyediakan tindak lanjut terhadap suatu presentasi atau kursus.

individual learning (pembelajaran secara individual)

Dimana para peserta merencanakan dan mengatur langkah belajar mereka sendiri, mungkin dengan cara mengkombinasikan antara kehadiran di kelas dan belajar sendiri.

knowledge (pengetahuan)

Pemahaman teoritis atau praktis mengenai suatu subjek atau profesi: lingkup informasi yang dimiliki seseorang mengenai suatu topik.

learners (peserta didik)

Orang yang menempatkan dirinya dalam posisi untuk belajar dari berbagai bentuk pelatihan atau pendidikan.

learning outcomes (hasil pembelajaran)

Seperangkat tujuan yang dinyatakan dan harus dicapai sebagai hasil dari suatu pelatihan.

lectures (perkuliahan)

Presentasi yang disampaikan kepada sejumlah peserta didik oleh pengajar, biasanya berupa ceramah selama 50 - 55 menit terus-menerus oleh pengajar tanpa diskusi, satu-satunya aktivitas peserta adalah mendengarkan dan mencatat.

on-the-job training (pelatihan langsung di tempat kerja)

Pelatihan yang sangat praktis yang dirancang untuk memberikan para peserta yang bekerja suatu keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan mereka atau untuk meningkatkan keahlian dan pengetahuan mereka agar maju dalam karirnya.

participant (peserta)

Siswa, peserta didik atau mereka yang menghadiri suatu kursus pelatihan.

practitioner (praktisi)

Orang yang melaksanakan profesi mereka secara aktif.

presentation (presentasi)

Suatu pembicaraan yang terfokus, dengan menggunakan sarana bantu visual, mengenai suatu subjek tertentu untuk memberi informasi, instruksi atau mempengaruhi audiens.

profiling participants/learners (membuat profil peserta/peserta didik)

Tindakan meneliti dan menilai para peserta untuk pelatihan atau pendidikan.

sessions (sesi)

Bagian dari suatu program pelatihan yang disediakan untujk membahas suatu topik yang telah dideskripsikan : dapat berupa perkuliahan, latihan atau jenis penyampaian lainnya.

skills (keahlian)

Kemampuan praktis atau kemudahan dalam melakukan sesuatu.

small group work (tugas kelompok kecil)

Tugas-tugas yang diatur oleh instruktur untuk dilaksanakan oleh kelas yang dibagi ke dalam kelompok-kelompok kecil. Tugas yang akan dilaksanakan dapat diberikan sama atau berbeda.

speakers (pembicara)

Orang yang melatih atau mengajar dengan cara memberikan kuliah atau presentasi.

students (siswa)

Peserta didik, namun lebih sering berkaitan dengan mereka yang mengikuti perkuliahan di universitas atau kursus belajar yang lama.

study (mengkaji)

Menginvestigasi atau mencari pengetahuan mengenai suatu subjek secara mendalam.

SWOT analysis (analisa SWOT)

Latihan untuk menilai kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), kesempatan (opportunities), dan ancaman (threats) menyangkut suatu situasi atau objek tertentu.

syndicates (gabungan beberapa kelompok)

Lihat break-out groups

teach (mengajar)

Mentransfer pengetahuan secara teoritis, biasanya dalam suatu lingkungan yang formal, misalnya sekolah atau universitas.

teaching aids (sarana bantu pengajaran)

Item-item yang digunakan dalam ruangan kelas untuk membantu proses pembelajaran dan pelatihan. Dapat berupa sarana bantu visual atau sarana interaktif.

teaching resources (bahan-bahan pengajaran)

Apapun yang digunakan oleh para guru atau instruktur untuk mengembangkan bahan-bahan yang mereka miliki sendiri dan digunakan saat penyampaian pelatihan, seperti buku, jurnal, Website, bibliografi, database, peralatan, dll.

techniques (teknik-teknik)

Keterampilan dan metode-metode teknis untuk melaksanakan suatu tugas praktis.

theory (teori)

Sistem ide-ide dan prinsip-prinsip yang digunakan untuk menjelaskan suatu kejadian praktis atau metodologi.

train (melatih)

Mentransfer pengetahuan dan keahlian sehingga memungkinkan para peserta untuk melaksanakan pekerjaan mereka; cenderung untuk memfokuskan pada keterampilan-keterampilan kerja dan meningkatkan kesadaran.

training aids (sarana bantu pelatihan)

Lihat teaching aids

training materials (bahan-bahan pelatihan)

Catatan kuliah, latihan, rencana pelajaran, dll. yang digunakan oleh instruktur untuk berinteraksi dengan peserta didik.

visual aids (sarana bantu visual)

Presentasi visual yang mendukung presentasi dalam bentuk kata-kata, kartun, grafik, ilustrasi, foto. Ini dapat berupa transparansi OHP, gambar-gambar yang dibuat dengan komputer, handout, flipchart, poster, objek, dll.

Bahan bacaan lebih lanjut

Terdapat banyak bahan-bahan bacaan yang dapat dipilih oleh para pendidik dan instruktur kearsipan untuk mendapatkan ide-ide bagi pengembangan bahan-bahan pelatihan dan kursus-kursus secara umum. Setiap pengalaman pelatihan, mulai dari kursus pertolongan pertama pada kecelakaan, kursus kesehatan dan keselamatan, hingga kursus praktek perangkat lunak komputer baru serta kursus-kursus dan kelas-kelas yang diambil hanya untuk mengisi waktu senggang dapat digunakan sebagai kesempatan untuk menilai kembali teknik-teknik pendidikan dan pelatihan yang dimiliki oleh seseorang.

Jika anda mengakses world wide web, terdapat banyak situs yang sangat berharga bagi para instruktur. Pencarian mengenai suatu pokok masalah akan menghasilkan bahan-bahan penelitian untuk bidang-bidang pelatihan yang baru dan pencarian mengenai teknik-teknik juga akan memberikan hasil yang banyak. Dimungkinkan juga untuk mendapatkan berbagai jenis ilustrasi bagi sarana bantu visual dan handout.

Bibliografi

Berikut ini kami berikan daftar bahan-bahan bacaan singkat sebagai titik awal bagi mereka yang ingin mengembangkan teknik-teknik pendidikan dan pengajarannya secara lebih lengkap.

The Open Learning Handbook, Phil Race (Race, 1994)

Preparing to Teach, Graham Gibbs and Trevor Habeshaw (Cromwell Press, 1984)

52 Interesting Things to Do in Your Lectures, Graham Gibbs, Sue Habeshaw and Trevor Habeshaw (Cromwell Press, 1995)

Planning a Course, Ian Forsyth, Alan Jolliffe and David Stevens (Kogan Page, 1995)

How to Make and Use Visual Aids, Nicola Harford and Nicola Baird (VSO Books, 1997)

Daftar alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi

International Council on Archives